A resposta automática de e-mail pode não ser bem o que você deseja em um momento no qual gostaria de falar com um ser humano. De qualquer forma, poderíamos apostar que não foram poucas as vezes em que uma resposta enviada automaticamente sanou um problema seu, certo?

Como você deve saber, o relacionamento com o cliente é talvez a parte mais importante em um negócio. E, em tempos de cliente omnichannel, esse comprador tão exigente e conectado, a capacidade de responder rapidamente e com precisão é decisiva.

Por isso, sugerimos que passe a olhar para o e-mail automático com um pouco mais de atenção. Afinal, uma resposta automatizada é sempre melhor que resposta alguma. Vá em frente e descubra como utilizar essa ferramenta com muito mais acerto.

Em que momentos a resposta automática é importante?

Basicamente, a resposta automática de e-mail serve para mostrar aos clientes que a empresa não respondeu por não estar disponível no momento. Tudo ok, mas será que isso é suficiente hoje, tendo em vista tanta conectividade?

Relacionar-se bem com seus clientes não é apenas tratá-los adequadamente na hora em que eles fazem um contato pessoal ou falam com seus vendedores. O comportamento do consumidor é muito mais influenciado pela postura que a empresa revela nos detalhes. Vem daí o cobiçado encantamento, tão debatido e tão pouco compreendido e praticado.

No mercado, encantar equivale a superar expectativas e isso significa desenvolver a capacidade de se antecipar. Em outras palavras, quando sua empresa faz muito mais do que se esperava, dá um passo decisivo para aumentar a satisfação e, assim, fidelizar.

Sabe como tudo isso pode começar? Pela resposta automática de e-mail! Entenda, a seguir, os principais casos em que ela pode ser o diferencial no seu relacionamento com o cliente.

No primeiro contato após o cadastro

Existem aforismos e expressões populares que, por mais conhecidas que sejam, valem a citação. Uma delas é “a primeira impressão é a que fica”, bastante adequada para evidenciar a importância de uma resposta de e-mail bem elaborada.

Não queremos dizer que só a primeira impressão é a que importa, mas que um impacto inicial positivo ajuda muito no decorrer do processo porque dá crédito à sua empresa.

Nesse aspecto, nada melhor do que um e-mail de boas vindas assim que um cliente faz um cadastro em seus serviços ou para atualizá-lo quando realiza um pedido online. A melhor parte é que você pode configurar uma mensagem desse tipo de diversas formas. Por exemplo:

  • ao disparar um e-mail de boas vindas concedendo desconto em uma primeira compra ou um brinde;
  • degustação de serviços além do que foi contratado, o que aumenta as chances de conversão no futuro;
  • apresentação de um estudo de caso, contando a história de alguém que teve resultados incríveis com o produto ou serviço que o cliente acabou de contratar;
  • envio de dicas sobre como usar melhor seus produtos/serviços;
  • ou mesmo um simples agradecimento.

Como antecipação a dúvidas recorrentes

Toda empresa, independentemente do ramo de atuação, precisa lidar com as chamadas Frequently Asked Questions, mais conhecidas pela sigla FAQ. São perguntas recorrentes, ou seja, feitas pela maioria das pessoas que consomem seus produtos, contratam seus serviços ou por aquelas que só estão tirando dúvidas.

Uma resposta automática de e-mail na qual sua empresa já responda por antecipação essas dúvidas recorrentes ajuda no relacionamento. Em primeiro lugar, porque já faz com que você e o seu cliente ganhem tempo e isso por si só já gera uma certa satisfação.

Além disso, ao responder dúvidas frequentes você pode chamar a atenção do seu novo cliente para aspectos que ele mesmo não havia reparado. Dessa forma, um e-mail automático configurado com esse padrão pode servir também como material educativo.

Não se esqueça de que, quanto mais bem informado seu cliente estiver, mais confiança ele terá em sua empresa e isso certamente fará com que ele volte a comprar com você.

Para demonstrar que a empresa valoriza o cliente

Nada pior para a reputação de um negócio do que causar nas pessoas a impressão de que a empresa não se importa com o que elas pensam. A incerteza é, sem dúvida, um fator que deve ser eliminado na relação entre marcas e clientes e, para isso, o e-mail é uma ótima ferramenta.

Empresas que se preocupam em informar as pessoas sobre o que elas fazem e, além disso, em dar dicas e orientações, transmitem uma imagem muito mais positiva. Pode parecer óbvio, mas é uma lição de casa que acaba sendo esquecida por boa parte dos gestores e até por profissionais de marketing.

Sejamos francos, por mais que uma resposta seja automática, não é muito mais reconfortante receber um “muito obrigado”, nem que seja por e-mail? Seus clientes merecem esse mimo, não os deixe frustrados apenas por isso!

Dentro de uma estratégia de e-mail marketing

Você sabe qual a fonte de informação mais valiosa para a maioria dos profissionais que atuam no segmento B2C, ou seja, empresas que vendem para pessoas? Se você respondeu sites ou redes sociais, passou perto.

O e-mail é apontado como a mais importante referência quando os gestores precisam tomar decisões sobre seus clientes. É o que diz uma pesquisa feita em 2017 pela Marketing Charts, nos Estados Unidos.

Isso significa que as respostas automáticas devem compor uma estratégia que utiliza o e-mail marketing como canal de relacionamento, para nutrir leads ou para vender.

Para isso, você pode usar até mesmo as configurações automáticas de seu serviço de e-mail para enviar mensagens conforme seus objetivos. Ou, se você tem uma ferramenta de automação, como o Mailchimp, ainda melhor. Com ela, é possível configurar mensagens e aplicá-las conforme filtros e segmentos específicos de clientes.

De qualquer forma, uma mensagem automática pode e deve incluir pelo menos um contato de uma pessoa real que possa ajudar, caso necessário. Afinal, a automação resolve uma parte do processo, mas existe outra que depende de pessoas de verdade para acontecer.

Então, ficou claro para você qual é a importância da resposta automática de e-mail no contexto de negócios digitais ou offline? Coloque essas dicas em prática, meça os resultados e provavelmente você vai concluir que uma resposta automática pode fazer muita diferença!

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